Auslöser
Folgende Szenarien können eine Anpassung der Geschäftsprozesse notwendig machen:
- Wiederkehrende Probleme im betrieblichen Ablauf
- Durchlaufzeit für einen Prozess muss verkürzt werden
- Arbeitsaufwand in einen Prozess soll verringert werden
- Einsatz eines neuen IT-Systems, welches Auswirkungen auf Geschäftsabläufe hat
- Neue bzw. geänderte gesetzliche Anforderungen (z.B. DSGVO)
Herausfinden, wo es hakt
Dokumentation der bestehenden Abläufe
Im ersten Schritt sollten Sie die bestehenden Abläufe dokumentieren.
Damit erreichen Sie Folgendes:
- Schaffen einer Basis für die weiteren Optimierungen
- Aufdecken von unterschiedlichen Abläufen für dieselbe Aufgabe
- Erkennen von Widersprüchlichkeiten und Lücken
Zur Erhebung der Abläufe brauche es vor allem Workshops mit den Personen, welche den Prozess ausführen.
Unterstützend sind:
- Lesen vorhandener Dokumentation
- Die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit beobachten
- Mit Anleitung den Prozess selbst durchführen (In-die-Lehre-gehen)
In einem Glossar werden die verwendeten Begriffe dokumentiert. Damit wird sichergestellt, dass alle unter einem Begriff das Gleiche verstehen.
Analyse-Workshops, Feedback einholen
Folgende Methoden helfen Ihnen, Verbesserungspotentiale und Ideen zur Optimierung zu finden:
- SWOT Analyse mit dem Management-Team
- Workshop mit verschiedenen Interessensgruppen (Kunden, Partner, Produktionsmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Management etc.)
- Umfrage bei Mitarbeitern, Kunden, Partnern etc.
Bei diesen Workshops ist es wichtig, möglichst offen für die eingebrachten Ideen zu sein und diese nicht zu bewerten. Auch „schräge“ Ideen werden dokumentiert.
Ideen evaluieren
Die gesammelten Ideen werden nun evaluiert (ähnlich der Erstellung eines Business Case):
- Finden möglicher Umsetzungswege
- Grobe Kosten und erwartete Nutzen abschätzen
- Risiken bewerten (Kostenüberschreibung, Nutzen wird nicht erreicht, Auswirkungen andere Bereiche etc.)
Auf Basis dieser Bewertung können Sie nun eine Reihung der Ideen vornehmen. Damit erreichen Sie eine Priorisierung der Ideen für die Umsetzung.
Umsetzung
Ausgewählte Ideen bzw. Maßnahmen sollten nun als Projekt umgesetzt werden:
- Projektauftrag erstellen
- Projektteam zusammenstellen
- Konkrete Lösung erarbeiten
- Detaillierte Kosten/Nutzen-Abschätzung
- Bei Anschaffung eines neuen Systems:
- Lastenheft erstellen
- Anbieter finden und auswählen
- Liefervertrag und Pflichtenheft mit Lieferanten erstellen
- Implementierung der Lösung
- Anpassung der Geschäftsprozesse
Tipps zu Projektmanagement und Geschäftsprozessmanagement finden Sie in meinem Blog.
Überfordern Sie Ihre Organisation nicht mit zu vielen Projekten auf einmal! (Wie viele Projekte verträgt ein Unternehmen?)
Prüfung der Wirksamkeit
Gutes Geschäftsprozessmanagement bedeutet, wesentliche Prozess-Leistungsfaktoren (KPI) zu bestimmen und diese laufend zu überwachen.
Für die Überwachung helfen Reporting bzw. Business Intelligence Tools.
Was ich für Sie tun kann
Als externer Berater bringe ich neben der Prozessmanagement-Expertise auch eine unvoreingenommene und neutrale Sicht in die Aufgabe.
Bei diesen Aufgaben kann ich Sie unterstützen:
- Dokumentation der Prozesse
- Hinterfragen der Abläufe
- Unterstützung zum Erheben von Verbesserungspotential und Ideen zur Verbesserung
- Evaluieren der Verbesserungsideen
- Unterstützung bei Umsetzung
- Unterstützung bei der Prüfung der Wirksamkeit
- Moderation von Workshops
- Projektmanagement
- Einbringen von Senior-Prozess-Management-Knowhow